“双一流”高校四川大学,如何借力数字化建设打造“智慧校园”?

  • 锦囊专家

  • 2020-03-27

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来源丨蓝凌软件

随着云计算、大数据、移动互联网等推广应用,教育信息化、建设“智慧校园”成为大势所趋。教育机构规模庞大、层级复杂、人员众多、知识密集,其信息化建设通常面临以下难点:

● 教务、科研、人事、财务、后勤等流程复杂,日常办公文件数量大、审批层次多,如何提效流程流转?

● 各类教学、教务事项常涉及跨部门跨学院协作,如何加强一体化协同,提升沟通效率?

● 学校各类科研项目繁多,如何实现项目全周期管控,推进项目目标达成……

如何解决上述难题?“双一流高校”四川大学的信息化实践案例值得借鉴。

“双一流”高校,借力信息化提升管理水平

四川大学由中华人民共和国教育部直属,中央直管副部级建制,是“双一流”、“985工程”、“211工程”重点建设的高水平综合性全国重点大学。学校学科门类齐全,有34个学科型学院及研究生院、海外教育学院等学院;拥有专任教师5808人,全日制普通本科生3.7万余人,硕博士研究生2.6万余人,外国留学生及港澳台学生4200余人。

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▲图片来源:四川大学,下同

为适应深化改革的快速发展需求,借助信息化、数字化建设提高学校日常办公效率和管理水平,助力办学水平的提升,赋能“智慧校园”建设,四川大学决定携手蓝凌构建全新智慧OA平台:

● 构建流程管理、公文管理、会议管理等模块,实现多领域协同办公;

● 搭建项目管理平台,实现项目全程管控,助力目标高效达成;

● 打造新生智慧遴选系统、办事服务大厅,支撑教务、教学更便捷;

● 搭建移动办公平台,实现随时随地办公,提升用户体验。

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▲方案规划图

多领域协同模块,支撑办事办文办会更高效

四川大学下辖部门、学院众多,专任教师5808人,学校教学管理、文件审批、信息传达、资源配置等常涉及多个部门、学院互相协作与沟通。新平台通过构建门户管理、流程管理、公文管理、督办管理、会议管理等多领域协同模块,并打造移动办公平台,支撑跨部门跨学院高效协同,提升办事效率。

1. 流程在线,事项申请、审批更高效

四川大学携手蓝凌,梳理、规划涵盖党委组织部、党委宣传部、医管处等多部门,经济学院、数学学院、法学院等多个二级学院,学工、科研、行政、财务、通用、国际合作等多个业务类别,总计超200项流程,实现全流程电子化管理与记录留痕,规范学校审批流程,优化传统审批方式,提高办事效率。

教师排课申请、教职工因公临时出国、新生档案移交……各类事项均可全流程在线进行,轻松便捷。

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▲因公临时出国(境)申报表(学术类)(部分)

2. 灵活办文,校、院多级公文集中管

公文管理模块支持党委发文、行政发文、校内二级单位发文等各类公文电子一体化无缝流转,并可实现发文、收文、签报、公文交换等全周期管理,为四川大学高效办事、廉洁行政、规范管理和提高效益提供助力。

值得一提的是,四川大学公文管理模块开发了“移动手写签批”功能,满足学校领导对于手写签批的需求,保障公文信息安全。通过ipad进入相应公文编辑页面,即可对内文进行手写批注、批阅、修改,点击“签批”,可快速手写审签。

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▲公文移动审批

3. 简单办会,召集、签到、纪要全程都轻松

新OA平台通过构建“会议管理”模块,对会议发起、沟通、纪要、执行实行全方位管控,实现会议流程及文档的科学、规范的管理,促进全员协同。

通过“会议日历”,用户当月所有的会议安排、会议状态(已召开/进行中/未召开)一目了然。

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基建、科研等项目闭环管控,助力目标高效达成

高校各类基建项目、科研项目、信息系统项目众多,项目周期长,牵涉部门、人员广。通过搭建项目管理平台,四川大学实现了对项目规划、项目执行、项目监控、项目改进的全闭环管理,有效支撑各部门业务开展,推进项目目标高效达成。

1. 全流程在线管理,保障项目管理更规范

项目管理平台支持对各类项目从立项、计划、执行、变更、重启、考评、终止等全生命周期电子化管理。项目新建、任务安排、项目变更、项目总结等各类事项均可通过电子化流程申请、审批,并记录留痕,保障项目管理标准化、规范化。

2. 项目一览表,项目进度一目了然

通过查看项目一览图、项目一览表等,项目工期需要多长、项目目前进展状态、项目是否进入里程碑阶段、项目是否延期……各项信息一目了然,方便相关项目人员及时把控项目进程,并对可能出现的风险进行及时干预,确保项目顺利进行。

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▲某项目一览表

3. 项目统计报表,助力洞察决策

学校领导层、项目管理者等相关权限人员可以通过平台查询、导出每月项目统计报表,及时掌握各部门项目计划完成率、变更率、年度计划达成率等相关数据,根据数据调整决策,促进次月计划、目标的完成。

新生“报、测、选”全程在线,让师、生更满意

四川大学“吴玉章学院”成立于2006年6月,是四川大学对优秀本科生实施“拔尖创新人才培养”的荣誉学院,川大本科教学最高平台。每年新生入学时期,会有大量新生报名面试“吴玉章学院”,但线下各项材料提交、审批流程复杂,效率低下。全新OA打造了全生命周期新生智慧遴选系统,支撑吴玉章学院新生报名、心理测试、专家评审、名单公布等多个环节全流程电子化进行,提升管理服务效率,提升师生满意度。

 

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▲智慧遴选系统全流程示意图

1. 新生报名、录取全程电子化,提升填报效率

新生智慧遴选系统支持新生报名须知及申报指引查看、报名、获奖证书资料提交、心理测试答题、分组情况查看、分组专家查看、考试分数查询、录取名单查询等全流程在线进行,全面提升填报、审批效率,减少相关行政人员工作量,提升管理水平。

2. 专家在线评审,保障评审更公平、高效

结合OA平台流程管理、工作沟通等模块,遴选系统可实现“批量通知专家签署保密协议”“发送专家手册”“专家评分”等涉及专家评审的各项流程线上进行,并对评审环节进行全程电子化留痕,确保评审公正、公平且高效。

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▲线上“批量通知专家签署保密协议”

蓝凌智慧OA,赋能“双一流”高校建设智慧校园

全新智慧OA,全面提升了四川大学教学管理水平及日常办公效率,给学校带来了以下几大价值:

● 统一协同办公,提效跨部门协作

通过部署公文管理、会议管理等各类协同模块,支撑各类专项协作业务,助力川大管理运作全面实现无纸化、效率化、知识化协同办公,提升协同能力。

● 审批信息化,提升领导层工作效率

通过门户、移动APP、电子签章等构建,助力领导层办公更快捷、安全;构建各类项目报表等,支撑领导层洞察决策。

● 新生遴选在线进行,提升师生满意度

构建“吴玉章新生智慧遴选系统”,以流程为核心,方便新生进行报名和对新生的评估,规范遴选规则,为学校对新生的筛选提供数据和流程支撑。

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