【聚焦智能办公】精彩回放:线上线下双联动,解锁智能办公新姿势

  • 首席数字官

  • 2021-06-24

  • 来源:

文丨沐阳

来源 | 首席数字官

智能办公的话题,由来已久。

新冠疫情的爆发,加快了智能办公走进大众视野的脚步,也让办公智能化成为后疫情时代的共识。

很多企业意识到,日常办公,作为企业数字化运营入口,将带来巨大的变革和利好。

加速企业线上线下智能办公的融合,提升协作效率不仅是企业的需求,也是很多员工的心声。权威研究机构IDC发布的数据显示,到2022年,高达67%的企业员工都希望采用不同形式的线上线下混合办公模式。

IDC也提醒企业需要关注员工体验,关注员工的办公需求,有助于企业快速从疫情中恢复增长。数字办公及智慧办公从引入到规模化、趋势化的发展,对于企业的意义逐渐提升。

6月17日,由数字产业创新研究中心、锦囊专家、首席数字官共同主办的网络研讨会“线上线下双联动,解锁智能办公新姿势”,邀请到业内大咖锦囊专家创始人兼CEO/数字产业创新研究中心秘书长李圆女士、普华永道数字产品团队高级经理杜洁女士、绫致时装(天津)有限公司IT项目及服务管理总负责人吕涛先生作客直播间,共同分享企业高效率高品质的数字办公空间与协同办公一体化高效路径,驱动企业办公模式变革与创新。

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本文由【首席数字官】总结、提炼本次研讨会议主讲嘉宾的精华观点编辑而成,欢迎阅读和分享。如想了解更多会议精彩,可登录锦囊专家官网或关注公众号“首席数字官”回复关键词“网络研讨会”收看回放视频获取详细内容。

精彩问答1:哪些企业需要智能办公?

李 圆

Q: 在普华永道以往的数字化转型和办公模式变革的企业服务过程中,您看到一般哪类企业对智能办公的需求会更高?他们通常都会有哪些方面的需求或痛点呢?

杜 洁

普华永道数字产品团队高级经理

A: 智慧办公应用,在大家印象里,普及度高的行业是互联网,线上远程办公模式也体现了以人为本的企业文化。其实,各行各业对智慧办公模式都有强烈的需求,线上线下办公模式的融合不是因为疫情而出现,而是因为疫情加速了企业线上线下办公模式融合的进程。这种创新的灵活办公的模式是未来企业办公模式变革的趋势,也是企业数字化转型的重要组成部分。

同时,在智慧办公企业服务实践中发现,各行各业基于行业属性和特征的不同,面临的智慧办公的痛点各有不同。办公资源紧张是企业面临的普遍痛点,而打破传统线下办公室的格子间模式,营造扁平化、开放式的、灵活、和谐的办公文化,也是企业部署智慧办公的核心需求之一。借助数字化智能办公平台改善办公模式,体现企业人文关怀,提升员工办公的幸福感,通过线下物理办公空间的舒适和便捷,协同办公模式的开放和灵活,可以大大激发员工的工作热情从而有助于提升企业生产效率。

乐创工坊,普华永道智能办公空间

智慧办公平台不仅仅能解决会议室资源紧张和线下物理办公空间优化的问题,同时也能优化和改善办公业务流程,比如项目管理(办公协同,多样化图表展示),文档管理(管理组织过程资产,权限、审批,全平台、跨文件类型搜索),人才和业务运营管理(挖掘有效的员工激励方式,CEO、经理、员工、HR都能从中受益 )。智慧办公模式是深入到企业办公的不同业务模式和领域之中。

最后,服务企业做好智慧办公部署的关键点是帮助企业节能减排,降低碳排放,低碳环保,在国家大力倡导降低碳排放和实现碳中和政策导向下,借助数字化智能化的智慧办公体系的建设,实现企业绿色环保的数字化模式创新。

精彩问答2:智能办公室,是如何实现智能化办公的?

李 圆

Q:智能办公室在Bestseller的具体应用有哪些?哪些团队受益更多?数字技术赋能效果明显的功能又有哪些?

吕 涛

绫致时装(天津)有限公司IT项目及服务管理的总负责人

A:绫致时装在与普华永道的合作下,第一阶段部署智能办公的着眼点有:

第一个是办公室资源管理,通过一套平台和系统实现会议室管理和会议室资源共享,员工在智能办公系统中是可以看到即时的会议室资源使用情况,同时享有在系统中预约使用的权限。会议室大小,设备和设施的详细信息都会在系统中呈现,比如会议室大小,座位数量,电视,投影仪和多方电话机等设备,员工在预订会议室是都可以看到,从而选择合适和需要的会议室资源,避免资源的浪费和实现会议室资源最大化效率的使用。

智能办公室预订系统

第二个功能是实现会议预订和员工个人日程计划的协同,智慧办公系统实现了会议室预订和办公软件Outlook工具的打通,将会议预订和个人办公日程双向同步,优化和提升办公协同和沟通效率。

第三个是智慧办公平台实现了物理办公室资源的管理,比如电灯电视空调等设备的开关,电动智能窗帘实现会议室光线和温度的管控,实现绿色节能的办公模式和高效的管理。

第四个是实现办公楼宇的统一平台化管理,将物理办公空间和访客管理以及办公流程协同,通过人脸识别等技术实现智能平台化访客注册登记及管理,即时将信息推送给相关员工,实现员工智能办公联动和流程闭环。

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