共享单车的出现标志着人类进入共享时代，共享产品的出现也催生了共享服务，比如财务共享、人事共享、行政共享……这些共享服务大家已司空见惯，但很多人不知道的是——印章也能共享。

 

4月7日晚，“这就是数字化”——数字化百家讲堂第一季第30期课程中群杰物联科技有限公司售前总监刘海东以“打造企业现代化印章共享服务中心”为主题，分析了企业印章管理风险，解读了印章共享服务建设价值，盘点了印章共享服务业务场景，分享了印章共享服务实践成果。

 

01 企业印章管理风险分析

 

企业印章管理需求背景

无论是大型集团还是小型企业的业务运行都离不开印章，印章的运用也贯穿企业风控管理的全过程。使用印章的过程中难免会出现很多问题。比如企业员工盗用印章，擅自使用印章为民间贷款提供担保，引起法律纠纷；偷盖印章，随意填写文件内容，造成企业严重损失；违规用印，致使企业为他人承担担保责任；伪造印章，签订协议，致使企业产生经济损失和法律责任。

 

印章管理的必要性

许多公司、机构由于印章管理不当官司缠身，这种情况在行政事业单位和上市公司也时有发生，因此加强印章管理是必然趋势。传统的印章管理模式比较分散，但缺少有力的抓手，它无法对异地印章实时监管，一旦出现问题就有官司找上门，无法规避风险。为解决以上问题，国内一些大型企业采用集中管理的方式全流程控制用印，并针对一些业务采用无人值守自助用印的方式，减少人工管理复杂度。

 

企业印章管理现状与需求

1.印章管理不统一。印章分布在全国各地，监管部门无法实时掌握印章使用与管理情况。

 

2.用印复核难度大。大量文件需印管员复核，传统人工检查效率低下，难以将文件检查到位。

 

3.用印风险不可控。印章管理制度在落实过程中会受到员工能力、意识的影响，导致错盖章、乱盖章的现象发生。

 

4.经营支撑力度低。大部分分支机构的印章管理员是兼职的，服务意识比较薄弱，经常出现找不到管理员或者印章外借的情况，影响一线员工业务办理效率。

 

02 印章共享服务建设价值

 

什么是印章共享服务

 

印章共享服务模式是将印章进行集中化管理，并建立专业化印控组织，为员工提供统一用印服务，提升印章管理水平，为企业整体经营能力提质增效。

 

1.在印章治理方面，建立统一监管平台，实时感知印章资源。利用统一的组织和标准有序管理印章，提高印章管理标准化程度；流水化分工，专业化培训，提高办事效率；打造7*24小时场景，随时用印。

 

2.在用印服务方面，提高效能，减少人力成本。建立印章共享服务中心，依托数字技术，将管理模式由“人管章”过渡为“机器管章”，通过监管平台实时感知用印状态，及时预警，防范风险。

 

3.面对内部员工，风险控制，合规合法。对企业内部员工、分支机构平行部门、法人组织提供统一的合规合法运营服务。

 

4.面对外部对象，远程监管，减少陪同。

 

印章共享服务建设规划

 

印章共享服务是一项系统性工程，不仅涉及到企业管理模式转型，同时还需借助数字化手段重构用印业务全流程，实现业务标准化、管理规范化，从而降低管理成本、提升业务处理效率、降低用印风险的管理模式。印章共享服务的建设包括战略层面、业务层面和系统层面。战略层面包括印章共享服务中心组织定位、涵盖内容、建设模式和运营模式；业务层面包括业务接收整合、人力资源投入、共享中心选址、运营模式设计等；系统层面包括印控平台建设、业务系统集成、中心环境改造等。

 

印章共享服务的核心价值

 

1.完善印章管理机制。拉通业务流程和其他部门，按照业务类型设置统一的用印审批规则，杜绝不走流程直接盖章，倒逼业务人员合规用章。

 

2.提高业务办理效率。对同一个团队进行统一的培训标准流程再造、梳理，实现业务标准化，优化审批流程，强化对一线业务的支持。

 

3.强化用印安全合规。借助数字化手段记录用印详情，实现事前控制；用数字化手段强化监管，有效防止违规用章、人情章等问题。

 

4.降低运营管理成本。由原来的每个分支机构都有印章管理员到成立共享服务中心，由几个人为集团提供用印服务。

 

03 印章共享服务业务场景

 

 

共享服务中心包括自助服务区，保障夜间、节假日等时段用印及时，印章管理员远程监管用印，提高用印效率；设立文件档案或重要物品保管区，将盖章后的文件归档，进行统一管理。除此之外还包括休息等待区、业务咨询服务区等。

 

印章共享服务主要业务场景

每个企业的主要业务场景不一样，但有共同的建设思路。

 

1.两端建设

 

通过软件平台实时监管印章的使用和应用数据；利用智能化设备对印章的全生命周期进行盘点和监管。同时，建立印章集中化管理仓库，实现印章智能取用、归还。

 

2.核心流程

 

一些企业用印设置有效期，但这样会产生滞后性，不利于文件核对。现代化的作业流程一般是：发起用印申请——上传用印文件——在计划时间内前往中心——图像识别保证文件内容安全。

 

印章共享服务IT方案设计

 

运营模式需要IT方案作为支撑，主要包括线下设备与线上平台。

 

线下设备包括智能印章、自动盖章机和智能印章柜。线下平台包括用印留痕、图像识别和智能盘点。

 

群杰产品生态体系助力企业数字化管理转型升级

通过印章状态管理、用印授权管理、合约签署管理对企业用印全流程安全防控。

 

 

利用用印宝给企业印章加一把“智能锁”，人章隔离，杜绝人情章；每次盖章前进行指纹或人脸识别验证，摄像头拍照记录盖章的时间、地点、内容。

 

 

利用隐形水印技术和OCR实现用印前文件识别比对，利用OCR技术扫描文件，进行风险预警，防止纸质文件被替换、篡改。

 

 

为解决大量印章集中化管理之后出现的印章混淆、印章错用现象，群杰打造了印章柜。无论是实体印章还是智能印章，都能通过印章柜有序监管，未经授权不可取用，实现了对每枚印章的精准管控。

 

印章共享服务模式要解决四大问题：降本增效、安全防控、推动企业内部管理制度落地、对印章的全生命周期、全场景进行监管。

 

04 印章共享服务实践成果

 

小米科技总部印章共享服务平台

小米集团通过自助用印＋外带监管模式为员工提供全天候用印服务，提升员工业务办理效率。自助用印需要经过审批和印章管理人员检查；外带印章上锁，到指定目的地解锁，盖章地点、内容等详细数据回传系统。

 

融创集团区域印章服务平台

为解决区域业务到总部共享中心用印滞后性问题，融创集团在北京、上海、天津等全国各地建设印章服务中心，提供统一的印章服务，区域化集中管理，提高印章管理的规范性与安全性。

 

其他500强企业印章共享服务实践成果

印章服务理念的落地要根据企业的经营模式、业务形态作适当调整，但总体呈现集中化趋势。这种趋势在一些500强企业得到了验证：新城控股、中国人保、远东宏信、苏美达等企业都实现了印章集中化管理。

 

同类型企业预期应用效果

很多同类型企业的运营模式不同，但预期应用效果是有共性的：

 

1.工作期间高效复核。人工复核与机器设备AI复核相结合，提高复核效率。

 

2.空闲时段分批用印。印章资源开放共享之后，印章管理员根据系统印章库存情况安排申请人空闲时段用印。

 

3.外带用印远程监控。大量的印章只需配备两三个印章管理员，减少了人力成本。

 

4.非工作期间自助用印。非核心业务开放自助用印服务，申请人提交用印计划和时间，印章管理员将印章放入盖章机自动盖章。

 

印章管理的核心无外乎两点：安全和高效。保障安全用印，避免法律纠纷，减少经济损失；7*24小时无人值守，通过自动化运营服务，利用AI图像识别技术和智能印章柜的智能化盘点使用、归还的功能提高印章使用效率。安全、高效的印章管理流程为企业业务的发展提供了有效支撑。当然，也要关注印章共享服务中心的理念与建设。